Dopo l’invio delle newsletter, la casella principale riceveva numerosi messaggi di risposta automatica: fuori ufficio, assenze e conferme di ricezione.
Il mittente delle campagne era lo stesso indirizzo utilizzato per la posta ordinaria. Questo mescolava gli autorisponditori alle comunicazioni dei clienti, rendendo meno immediata la gestione della Posta in arrivo.
L’obiettivo era separare questi messaggi senza aggiungere una seconda casella da controllare e senza perdere le risposte autentiche alle newsletter.
Configurazione scelta
Ho mantenuto la casella principale e previsto un alias dedicato alle newsletter.
Gli indirizzi riportati qui sono di esempio.
| Funzione | Configurazione |
|---|---|
| Casella principale | [email protected] |
| Alias newsletter | [email protected], collegato a [email protected] |
| Mittente campagne Brevo | [email protected] |
| Reply-To campagne | [email protected] |
| Destinazione autorisponditori | Cartella “Risposte automatiche newsletter” |
L’alias recapita tutto nella casella principale. La separazione viene effettuata dai filtri Zimbra.
Modifiche su Brevo
Il nuovo alias va aggiunto tra i mittenti Brevo. Il dominio era già autenticato: non occorre ripetere la configurazione DNS per il singolo indirizzo.
Il cambio di mittente riguarda anche i messaggi collegati all’iscrizione, quindi i punti da aggiornare sono:
- mittente e Reply-To delle campagne;
- eventuali impostazioni specifiche delle liste;
- modelli utilizzati dai moduli per il double opt-in;
- eventuale email finale di conferma iscrizione;
- automazioni che utilizzano ancora il vecchio mittente.
La rimozione di [email protected] dall’elenco dei mittenti resta l’ultimo passaggio, dopo aver verificato che non sia utilizzato da altri flussi.
Filtri Zimbra
Cartella dedicata:
Risposte automatiche newsletter
Ho scelto lo spostamento in cartella, evitando la cancellazione diretta per poter controllare eventuali risposte classificate male.
Filtro per intestazione
Nome: Newsletter — Auto-Submitted
Modalità: soddisfa tutte le condizioni.
| Condizione | Valore |
|---|---|
| Destinatario A/To contiene | [email protected] |
Intestazione Auto-Submitted contiene |
auto-replied |
Azioni:
- sposta in “Risposte automatiche newsletter”;
- interrompi l’elaborazione degli altri filtri.
Nota: il valore da cercare è auto-replied.
Filtri per oggetto
Per i messaggi che non vengono riconosciuti tramite intestazione, la configurazione prevede un filtro separato per ciascuna espressione nell’oggetto.
Ogni filtro usa tutte le condizioni:
- destinatario contiene
[email protected]; - oggetto contiene l’espressione prevista.
| Filtro | Espressione |
|---|---|
| Newsletter — risposta automatica | risposta automatica |
| Newsletter — fuori ufficio | fuori ufficio |
| Newsletter — out of office | out of office |
| Newsletter — automatic reply | automatic reply |
| Newsletter — auto reply | auto reply |
Stesse azioni del primo filtro: spostamento nella cartella dedicata e interruzione degli altri filtri.
Le altre varianti si aggiungono quando compaiono nei messaggi effettivamente ricevuti.
Nota sulla logica dei filtri
Nell’interfaccia utilizzata non era disponibile il raggruppamento necessario per combinare:
destinatario newsletter E (oggetto A O oggetto B O oggetto C)
Per questo ho mantenuto filtri distinti.
Con “una qualsiasi delle condizioni”, il solo destinatario [email protected] farebbe scattare la regola, spostando anche le risposte autentiche.
Con “tutte le condizioni”, invece, l’oggetto dovrebbe contenere contemporaneamente tutte le espressioni.
Controlli di chiusura
- Verificare che l’alias recapiti nella casella principale.
- Controllare mittente e Reply-To di una newsletter ricevuta.
- Eseguire un’iscrizione completa tramite modulo, compresa la conferma double opt-in.
- Rispondere normalmente alla newsletter e verificare che il messaggio resti nella Posta in arrivo.
- Controllare che un autorisponditore venga spostato nella cartella dedicata.
- Verificare che il destinatario nell’email ricevuta conservi l’indirizzo dell’alias.
- Controllare l’ordine dei filtri: una regola precedente potrebbe interrompere l’elaborazione.
- Rivedere la cartella dopo i primi invii per individuare falsi positivi.
Da tenere presente
L’alias non blocca le risposte automatiche: permette di distinguerle dalla posta ordinaria e applicare regole dedicate.
Gli autorisponditori possono usare indirizzi di risposta diversi, quindi il comportamento va verificato sui messaggi ricevuti.
I filtri basati sull’oggetto restano meno precisi: una risposta autentica potrebbe mantenere nell’oggetto una formula come “Out of office”. Per questo la cartella dedicata rimane utile anche dopo la fase iniziale.
